sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan -Dalam dunia akutansi tentunya kita di kenalkan dengan istilah penjurnalan, audit, penggajian dan lain- lain. Hal - hal ini memiliki hubungan atau kaitan yang begitu dekat karna satu dan lainnya saling berhubungan. Dalam sebuah perusahaan jual beli atau produksi sistem ini slalu di jalankan guna mendapatkan kalkulasi hasil penjualan , produksi dan keuntungan ( laba).
Pada kesempatan kali ini kami akan mencoba menjelaskan tentang pengertian dan fungsi - fungsi akutansi penjualan.  Dalam sistem akutansi penggajian pada perusahaan besar ataupun menengah kebawah saat ini sudah menggunakan sistem komputerisasi.  Sistem akutansi dalam penggajian perusaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji karyawan .  Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu.

Menurut Mulyadi (2003 : 382) fungsi penggajian adalah sebagai berikut :

  • Fungsi Kepegawaian 
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatankaryawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan , kenaikan pangkat dan golongan gaji , mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.


  • Fungsi Pencatatan Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelanggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan .  Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh di laksanakan oleh fungsi oprasi atau fungsi pembuat daftar gaji.
  • Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi menghasilkan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.  Daftar gaji di serahkan oleh pembuat daftar gaji kepada fungsi akutansi guna pembuatan bukti kas keluar yang di pakai sebagai dasar pembayaran gaji.
  • Fungsi Akutansi
Fungsi akutansi berfungsi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun) .  Fungsi akutansi yang menangani sistemm akutansi penggajian dan pengupahan berada di tangan bagian utang , bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.
  • Fungsi Keuangan 
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank.  Uang tunai tersebut kemudian di masukan ke dalam amplop gaji setiap karyawan untuk selanjutnya di bagikan kepada karyawan yang berhak.  Fungsi - fungsi tersebut saling bekerja sama dan terkait satu dengan yang lain sehingga membentuk suatu sistem akutansi penggajian dan pengupahan yang baik.

SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

A. FUNGSI YANG TERKAIT

  • Kegunaaan Kepegawaian

Kegunaaan ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, membikin surat calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, menbuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi dan pemberhantian karyawan.

  • Kegunaaan Pencatat Waktu

Kegunaaan ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.

  • Kegunaaan Pembuat Daftar Gaji

Kegunaaan ini bertanggung jawab untuk membikin daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan potongan yang menjadi beban setiap karyawan selagi jangka waktu pembayaran gaji.

  • Kegunaaan Akuntansi

Kegunaaan ini bertanggung jawab untuk memcatat keharusan yang muncul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan.

  • Kegunaaan Keuangan

Kegunaaan ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah, dan menguangkan cek tersebut ke Bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan untuk selanjutnya diberikan terhadap karyawan yang berhak.

DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

  1. Dokumen alias formulir adalah media untuk mencatat momen yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah memakai bukti-bukti yang tersedia pada dokumen.
  2. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh Tahap Kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, semacam umpama Surat keputusan pelantikan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke Tahap Gaji Upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
  3. Kartu jam hadir. Adalah dakumen yang dipakai oleh Tahap Pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini bisa berupa daftar hadir biasa, bisa pula berbentuk kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu.
  4. Kartu jam kerja. Adalah dokumen yang dipakai untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.
  5. Daftar gaji dan daftar upah. Adalah dokumen yang berjumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan, ditidak lebihi potongon-potongon berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran.untuk, organisasi karyawan, dan lain sebagainya
  6. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Adalah simpelan gaji dan upah per depertemen, yang dibangun berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibangun untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk terhadap pesanan yang berangkutan.Distribusi anggaran tenaga kerja ini diperbuat oleh Tahap Kartu Persediaan dan Kartu Anggaran dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
  7. Surat pernyataan gaji dun upah. Dokumen ini dibangun oleh Tahap gaji dan Upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah alias dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibangun sebagai catatan bagi tiap karyawan tentang rincian gaji dan upah yang diterima tiap karyawan beserta beberapa potongan yang menjadi beban tiap kargawan.
  8. Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan terhadap tiap karyawan, dalam amplop, gaji dan upah. Di halaman, muka amplop gaji dan upah tiap karyawan ini berisi info tentang nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
  9. Bukti kas keluar. Adalah perintah pengeluaran uang yang dibangun oleh Tahap utang terhadap Tahap Kasa, berdasarkan infomasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari Tahap Gaji dan Upah.
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

Catatan Akuntansi Yang digunakan
Akuntansi mempunyai kegunaaan dan peran bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan terhadap pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.
Catatan akuntansi yang dipakai dalam pencatatan gaji dan upah meliputi:

  • ) Jurnal Umum

Dalam gaji dan upah, jurnal umum dipakai untuk mencatat distribusi anggaran tenaga kerja kedalam setiap departemen dalam perusahaan.

  • ) Kartu harga pokok produk

Kartu ini dipakai untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Catatan ini dipakai untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanantertentu.

  • ) Kartu biaya

Catatan ini dipakai untuk mencatat anggaran tenaga kerja tidak langsung dan anggaran tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Catatan ini dipakai untuk mencatat anggaran tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan, Sumber info untuk pencatatan dalarn kartu, anggaran ini adalah jurnal umum alias rekap daftar gaji dan upah.

  • ) Kartu penghasilan karyawan

Adalah catatan tentang penghasilan dan beberapa potongannya yang diterima oleh tiap karyawan. Info dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar, penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban tiap karyawan.Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini dipakai sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.

JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur pembayaran gaji.
4. Prosedur distribusi gaji.

Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pencatatan waktu kerja
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
4. Prosedur pembayaran upah.
5. Prosedur distribusi upah.

Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini berfungsi untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir dipakai untuk menentukan apakah karyawan bisa mendapatkan gaji penuh, alias harus dipotong dampak ketidak hadiran mereka.
Prosedur pencatatan waktu kerja Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di tahap produksi untuk kebutuhan distribusi upah karyawan terhadap produk yang menikmati jasa karyawan tersebut. Apabila umpama seorang karyawan pabrik hadir di perusahaan selagi 7 jam sebuahhari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan anggaran tenaga kerja langsung terhadap produk yang diproduksi.

Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini, Tahap Gaji dan Upah membikin daftar gaji dan upah karyawan .Data yang dipakai sebagai daras pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan tentang pelantikan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Apabila gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, info tentang potongan PPh pasal 21 dihitung oleh Tahap Gaji dan Upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghaslian karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah

Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan Tahap Utang dan Tahap Kasa. Tahap Utang membikin perintah pengeluaran kas terhadap Tahap Kasa untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Tahap Kasa kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan, upah. Apabila Jumlah karyawan perusahaan tidak sedikit, pemecahan amplop gaji dan upah biasanya diperbuat oleh juru membayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah bisa diperbuat dengan memberikan cek gaji dan upah, terhadap karyawan.
Prosedur distribusi gaji upah. Dalam prosedur distribusi gaji dan upah, Anggaran tenaga kerja didistribusikan terhadap departemen-departemen yang menikmati kegunaaan tenaga kerja.Distribusi anggaran tenaga kerja ini dimaksudkan untuk penglihatan anggaran dan perhitungan harga pokok produk.

Sistem Pengendalian Intern
Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab kegunaaanonal dengan cara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern butuh memisahkan tanggung jawab kegunaaanonal dengan cara tegas. Adapun kegunaaan yang harus dipisahkan adalah:

  • Kegunaaan pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari kegunaaan pembayaran gaji dan upah
  • Kegunaaan pencatatan waktu hadir harus terpisah dari kegunaaan operasi.


Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberbagi perlindungan yang lumayan terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Wewenang dan prosedur pencatatan yang diperbuat untuk memberbagi perlindungan adalah:

  1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus mempunyai surat keputusan pelantikan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
  2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan sebab perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
  3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan tidak hanya dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh kegunaaan kepegawaian.
  4. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
  5. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh kegunaaan personalia.
  6. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh kegunaaan akuntansi.
  7. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
  8. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh kegunaaan akuntansi biaya.


Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan kegunaaan setiap unit organisasi. Adapun praktek sehat yang diperbuat dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:

  1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terbaru ini dipakai sebagai dasar distribusi anggaran tenaga kerja langsung.
  2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh kegunaaan pencatat waktu.
  3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh kegunaaan akuntansi keuangan sebelum diperbuat pembayaran.
  4. Penghitunagn pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
  5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh kegunaaan pembuat daftar gaji dan upah.
  6. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di atas bisa menciptakan dan mendorong praktek yang sehat apabila perusahaan mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan pakar dalam bidangnya bakal sanggup melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan manjur.

Informasi Yang Dibutuhkan Oleh Managemen

  1. Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah :
  2. Jumlah anggaran gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selagi periode akuntansi tertentu.
  3. Jumlah anggaran gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selagi periode akuntansi tertentu
  4. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selagi periode akuntansi tertentu.
  5. Rincian unsur anggaran gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selagi periode akuntansi tertentu.

Organisasi Yang Terkait

  • Bagian Kepegawaian

Bagian Kepegawaian memegang peranan yang penting dalam kegiatan penggajian dan pengupahan. Tahap ini bertugas untuk, mencari karyawan baru, menyeleksi calon, karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membikin Surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

  • Bagian Pencatat Waktu

Bagian pencatat waktu bertugas untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir, bagi semua karyawan perusahaan. Sistem penglihatan intern yang baik menyaratkan kegunaaan pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh penyelia (super-visors) alias oleh karyawan yang bertanggung jawab terhadap pernbuatan daftar gaji dan upah.

  • BagianGaji dan Upah.

Berkegunaaan untuk menghitung penghasilan tiap karyawan selagi jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Hasil perhitungan ini dituangkan dalam daftar gaji dan upah untuk kemudian diserahkan terhadap Tahap Utang guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah terhadap karyawan.

  • Bagian Utang

Berkegunaaan untuk memproses pembayaran gaji dan upah semacam yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Tahap ini membikin bukti kas keluar yang memberi otorisasi terhadap Tahap Kasa untuk membayarkan gaji dan upah terhadap karyawan semacam yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.

  • Bagian Kasa

Berkegunaaan untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan kedalam amplop gaji dan upah tiap karyawan, untuk selanjutnya diberikan terhadap karyawan yang berhak.

  • Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya

Berkegunaaan untuk mencatat distribusi anggaran kedalam kartu harga pokok produk dan kartu anggaran berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).

  • Bagian Jurnal, Buku Besar, Laporan.

Berkegunaaan untuk mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum.


Distribusi Gajih Dan Upah

Distribusi gaji dan upah ditujukan untuk menghasilkan laporan anggaran tenaga kerja menurut jenisnya (gaji dan upah, tunjangan makan, tunjangan lembur, anggaran kesejahteraan karyawan), menurut hubungannya dengan departmen, kegiatan, order produksi, alias kombinasi diantara beberapa tipe klasifikasi tersebut.


Distribusi anggaran gaji dan upah umumnya diperbuat dengan metode berikut :

  • Metode Rekening Berkolom

Apabila umpama manajemen mengharapkan laporan anggaran tenaga kerja menurut jenisnya per departmen, maka laporan ini bisa dihasilkan dengan menyediakan rekening anggaran berkolom untuk setiap departmen dalam buku pesuruh biaya. Pada akhir bulan, setiap kolom rupiah dalam rekening berkolom dijumlah, dan hasilnya disaapabilan dalam laporan anggaran tenaga kerja per departmen. Media yang dipakai sebagai sumber info untuk posting kedalam rekening berkolom ini adalah rekap daftar gaji dan upah alias jurnal umum.


  • Metode Summary Strip : tiket tunggal

Distribusi anggaran upah langsung bisa diperbuat dengan membikin kartu jam kerja untuk setiap order produksi. Kartu jam kerja ini kemudian diisi dengan tarif upah karyawan yang bekerja untuk order produksi tersebutdan dikalikan jumlah jam kerja, dan disimpan dalam berkas sementara menurut order produksi. Lihat contoh 1
Secara periodik kartu jam kerja ini ditotal jumlah rupiahnya, dan dicatat dalam kartu harga pokok produk. Untuk tenaga kerja tidak langsung, kartu jam kerjanya diisi dengan tarif upahnya kemudian disortasi menurut klasifikasi anggaran tenaga kerja menurut tipe dan departmen. Jumlah rupiah anggaran tenaga kerja tidak langsung menurut klasifikasi tipe dan deprtmen tersebut disimpel dan diposting kedalam summary strip, yang sekaligus berkegunaaan sebagai laporan anggaran tenaga kerja.

  • Metode Distribusi dengan Komputer

Metode distribusi pendebitan yang muncul dari transaksi penggajian dan pengupahan dengan memakai komputer diperbuat dengan memberi kode transaksi yang terjadi sesuai dengan klasifikasi yang diharapkan. Apabila transaksi telah diberi kode dengan benar, proses sortasi bakal diperbuat oleh komputer melewati program. Oleh sebab itu, titik berat kegiatan distribusi anggaran gaji dan upah terletak pada kerangka pemberian kode terhadap transaksi gaji dan upah.


Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan - Demikian penjelasn tentang pengertian dan fungsi - fungsi penggajian dalam akutansi.  semoga bermaanfaat dan termakasih


sistem akuntansi penggajian dan pengupahan | widia muliadi | 5

0 komentar:

Posting Komentar